{"id":4555,"date":"2026-06-05T11:12:35","date_gmt":"2026-06-05T08:12:35","guid":{"rendered":"https:\/\/lokitime.com\/?post_type=referenssit&#038;p=4555"},"modified":"2026-06-05T11:40:59","modified_gmt":"2026-06-05T08:40:59","slug":"integriertes-facility-management","status":"publish","type":"referenssit","link":"https:\/\/lokitime.com\/de\/Referenzen\/integriertes-facility-management\/","title":{"rendered":"Integriertes Facility Management"},"content":{"rendered":"\n<h1 class=\"wp-block-heading\">Digitale Schl\u00fcsselverwaltung im FM-Alltag: Transparenz und Ordnung f\u00fcr 1000+ Objekte<\/h1>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><em>Coor ist einer der f\u00fchrenden Anbieter von integriertem Facility Management (IFM) in Nordeuropa. In Finnland l\u00f6ste das Unternehmen uneinheitliche, papierbasierte Prozesse durch ein landesweites digitales Schl\u00fcsselmanagement ab. Das Ergebnis: vollst\u00e4ndige Echtzeittransparenz, eindeutige Verantwortlichkeiten und ein deutlich gest\u00e4rktes Risikomanagement.<\/em><\/h4>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized\"><img decoding=\"async\" width=\"700\" height=\"288\" data-src=\"https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-700x288.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4556 lazyload\" style=\"--smush-placeholder-width: 700px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 700\/288;width:840px;height:auto\" data-srcset=\"https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-700x288.png 700w, https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-250x103.png 250w, https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-768x316.png 768w, https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-1536x632.png 1536w, https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-2048x843.png 2048w, https:\/\/lokitime.com\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/Coor-isokuva-120x49.png 120w\" data-sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Papierbasierte Prozesse als Risikofaktor im Mehrstandortbetrieb<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Als f\u00fchrendes Facility-Services-Unternehmen in den nordischen L\u00e4ndern, bietet Coor Reinigungs-, Geb\u00e4udemanagement-, Empfangs- und B\u00fcrodienstleistungen f\u00fcr Kunden sowohl im privaten als auch im \u00f6ffentlichen Sektor an. In Finnland besch\u00e4ftigt Coor \u00fcber tausend Fachkr\u00e4fte, und die Dienstleistungen erstrecken sich auf zahlreiche Objekte im ganzen Land.<\/p>\n\n\n\n<p>LokiTime wurde landesweit in den finnischen Gesch\u00e4ftsbereichen von Coor eingef\u00fchrt. In dieser Gr\u00f6\u00dfenordnung ist das Schl\u00fcsselmanagement kein kleines Detail, sondern ein kritischer Bestandteil des t\u00e4glichen Servicebetriebs und des Risikomanagements. Vor der Einf\u00fchrung basierte das Schl\u00fcsselmanagement jedoch weitgehend auf manuellen Prozessen, die je nach Objekt und Kostenstelle variierten. Ein einheitliches, aktuelles System war nicht im Einsatz.<\/p>\n\n\n\n<p>Die \u00dcbergabe und R\u00fcckgabe von Schl\u00fcsseln erfolgten \u00fcberwiegend mit Papierformularen, deren Aufbewahrung und Archivierung von Standort zu Standort unterschiedlich gehandhabt wurden. Informationen dar\u00fcber, wer einen Schl\u00fcssel jeweils hatte oder ob er \u00fcberhaupt zur\u00fcckgegeben worden war, waren nicht einfach oder zuverl\u00e4ssig nachweisbar. Die Dokumentation von \u00dcbergaben war l\u00fcckenhaft, dezentral abgelegt und im Nachhinein kaum noch auffindbar.<\/p>\n\n\n\n<p>Besonders deutlich wurde dies bei Personalwechseln, Vertretungen und in dringenden Situationen, also genau dann, wenn aktuelle Informationen am dringendsten ben\u00f6tigt wurden. Die Verantwortlichkeiten f\u00fcr Schl\u00fcssel konnten nicht immer eindeutig zugeordnet werden, was Coor Schl\u00fcsselverlusten, Haftungsfragen und finanziellen Risiken aussetzte.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p><em>\u201eDer zentrale Nutzen ist die aktuelle Transparenz \u00fcber die Schl\u00fcssel. Standort, Inhaber und \u00dcbergabehistorie der Schl\u00fcssel lassen sich jetzt einfach und zuverl\u00e4ssig in einem einzigen System \u00fcberpr\u00fcfen.\u201c<\/em> \u2013 Anni Toikka, Entwicklungs- und Beschaffungsdirektorin, Coor Finnland<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Anforderungen an eine herstellerunabh\u00e4ngige FM-L\u00f6sung<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Coor startete nicht mit einem fertigen Anforderungskatalog, sondern sondierte zun\u00e4chst den Markt. Verschiedene L\u00f6sungen wurden anhand von Demos und Gespr\u00e4chen gepr\u00fcft, wonach die zum eigenen Betrieb passenden Anforderungen definiert wurden. Anschlie\u00dfend folgte eine Pilotphase.<\/p>\n\n\n\n<p>Im Mittelpunkt stand eine L\u00f6sung, die sich herstellerunabh\u00e4ngig in einen mobilen Servicebetrieb mit vielen Objekten und Vertr\u00e4gen einf\u00fcgt. Das System musste im Au\u00dfeneinsatz einfach zu bedienen sein, eine zentrale Sicht auf Schl\u00fcssel bieten und sich f\u00fcr den Alltag von Geb\u00e4udemanagement- und Reinigungsdienstleistungen eignen.<\/p>\n\n\n\n<p>LokiTime \u00fcberzeugte im Vergleich durch mehrere Faktoren. Das System wurde speziell f\u00fcr Mehrstandortumgebungen und die Anforderungen von Serviceunternehmen entwickelt, nicht f\u00fcr eine einzelne Immobilie oder rund um einen bestimmten Schl\u00fcsselschrankhersteller. Die klare und intuitive Benutzeroberfl\u00e4che unterst\u00fctzte den Einsatz im Feld, mobile Schl\u00fcsselquittierungen mit elektronischer Signatur waren praxisnah, und das System bot zudem einen erweiterten Funktionsumfang, wie etwa die B\u00fcndelung von Schl\u00fcsseln und die Nutzung von RFID-Tags.<\/p>\n\n\n\n<p>Hinzu kamen eine \u00fcberzeugende Sicherheitsarchitektur, belastbare Referenzen und ein skalierbares Preismodell, die aus IT- und Risikomanagementsicht ausschlaggebend waren. Bei anderen Alternativen wurden entweder Schw\u00e4chen in der Benutzerfreundlichkeit, ger\u00e4tespezifische Abh\u00e4ngigkeiten oder Unklarheiten im Hinblick auf die weitere Entwicklung festgestellt.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Mit schrittweiser Einf\u00fchrung zum kontrollierten Wechsel<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Die Einf\u00fchrung wurde sorgf\u00e4ltig geplant und phasenweise umgesetzt. Zun\u00e4chst wurde die L\u00f6sung in einem begrenzten Bereich pilotiert. Dadurch konnte sie im Arbeitsalltag getestet werden, und die Betriebsmodelle konnten vor einer breiteren Einf\u00fchrung weiterentwickelt werden. Dieser Ansatz reduzierte Risiken und erleichterte die Umsetzung des Wandels in einer Organisation, deren Ausgangssituationen je nach Objekt unterschiedlich waren.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Unterst\u00fctzung das LokiTime-Team war entscheidend f\u00fcr eine erfolgreiche Einf\u00fchrung. Coor wurde beim Erfassen der Schl\u00fcsseldaten, vom Massenimport bis zur schnellen Kl\u00e4rung praktischer Fragen, aktiv unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Ausweitung erfolgte schrittweise, Kostenstelle f\u00fcr Kostenstelle und Servicebereich f\u00fcr Servicebereich. So konnten unterschiedliche Ausgangslagen realistisch ber\u00fccksichtigt werden. Praxisnahe Schulungen und eine klare Benutzeroberfl\u00e4che erleichterten insbesondere den Mitarbeitenden im Au\u00dfeneinsatz die Einf\u00fchrung des neuen Arbeitsmodells.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie bei umfangreichen Einf\u00fchrungsprojekten \u00fcblich, erforderte auch dieses Projekt Zeit und stellenweise Anpassungen, um die neuen Abl\u00e4ufe zu etablieren. Dabei handelte es sich jedoch nicht um M\u00e4ngel des Systems, sondern um Ver\u00e4nderungsmanagement, das mit der Weiterentwicklung des Schl\u00fcsselmanagements unvermeidbar verbunden ist.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Echtzeittransparenz f\u00fchrte zu gest\u00e4rkter Betreiberverantwortung<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Mit LokiTime ist die Schl\u00fcsselverwaltung bei Coor von einer gelegentlichen und situationsabh\u00e4ngigen T\u00e4tigkeit zu einem systematischen Prozess geworden. Standort, Inhaber und \u00dcbergabehistorie der Schl\u00fcssel k\u00f6nnen nun in Echtzeit in einem einzigen System \u00fcberpr\u00fcft werden. Dies hat Kl\u00e4rungen beschleunigt und unn\u00f6tige Informationssuche in verschiedenen Quellen reduziert.<\/p>\n\n\n\n<p>Manuelle Papierformulare geh\u00f6ren der Vergangenheit an. \u00dcbergaben und R\u00fcckgaben werden elektronisch im System erfasst und Quittierungen erfolgen mobil direkt im Au\u00dfeneinsatz. Dies hat die Qualit\u00e4t der Dokumentation verbessert, das Fehlerrisiko reduziert und spart im Arbeitsalltag wertvolle Zeit.<\/p>\n\n\n\n<p>Eine besonders bedeutende Ver\u00e4nderung hat sich im Bereich des Risikomanagements ergeben. Eine klare und nachvollziehbare Dokumentation unterst\u00fctzt die Zuordnung von Verantwortlichkeiten in Situationen, in denen das Schicksal eines Schl\u00fcssels zuvor unklar war. Schl\u00fcsselvorf\u00e4lle, die erhebliche finanzielle Kosten und Reputationssch\u00e4den nach sich ziehen, lassen sich nun besser vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<p>Die R\u00fcckmeldungen aus dem Feld sind positiv: Das System gilt als einfach in der Bedienung, setzt aber voraus, dass Nutzer das vereinbarte Arbeitsmodell aktiv leben. Die Zusammenarbeit mit LokiTime war durchgehend konstruktiv.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Empfehlung f\u00fcr Facility-Services-Unternehmen mit verteilten Standorten<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Coor empfiehlt LokiTime insbesondere vergleichbaren Unternehmen im Bereich Geb\u00e4udemanagement und integriertes Facility Management, deren T\u00e4tigkeit umfangreich, mobil und auf mehrere Standorte verteilt ist. LokiTime hat sich als funktionierende L\u00f6sung erwiesen und die an das System gestellten Erwartungen erf\u00fcllt. Das Schl\u00fcsselmanagement ist heute deutlich kontrollierter, transparenter und besser dokumentiert als zuvor.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Auch Ihr Schl\u00fcsselmanagement l\u00e4uft noch \u00fcber Papierformulare und Excel? Wir zeigen Ihnen, wie das besser geht.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Coor ist einer der f\u00fchrenden Anbieter von integriertem Facility Management (IFM) in Nordeuropa. 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