Ist Ihre Schlüsselverwaltung DSGVO-konform?

Die digitale Schlüsselverwaltung ist in immer mehr Organisationen Alltag – sie bringt Effizienz, Transparenz und Klarheit in die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln. Gleichzeitig ist es wichtig zu beachten, dass digitale Schlüsselverwaltung häufig personenbezogene Daten verarbeitet und somit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegt.

Personenbezogene Daten in der Schlüsselverwaltung

Ein Schlüsselverwaltungssystem erfasst typischerweise Informationen wie den Namen und die Kontaktdaten des Empfängers sowie Datum der Ausgabe und Rückgabe. Da diese Daten eine Person direkt oder indirekt identifizieren können, müssen sie gemäß der DSGVO verarbeitet werden. Dies erfordert eine klare Definition, warum die Daten erhoben werden und zu welchem Zweck sie verwendet werden.

Datenminimierung, Zweckbindung und Aufbewahrungsdauer

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur in dem erforderlichen Umfang und für einen festgelegten Zweck erhoben werden dürfen. In der Schlüsselverwaltung bedeutet das, dass keine überflüssigen Informationen gespeichert werden und dass alle erhobenen Daten gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden – etwa nach Abschluss von Sicherheits- oder Haftungsfragen. Eine klare Richtlinie zur Aufbewahrungsdauer ist dabei ein zentraler Bestandteil.

„LokiTime ist die einzige Lösung auf dem Markt, die eine wirklich kontrollierte Sichtbarkeit von Schlüsselinformationen ermöglicht.“

Datensicherheit, Zugriffsrechte und Sichtbarkeitskontrolle

Datensicherheit im Sinne der DSGVO bedeutet nicht nur technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Authentifizierung. Ebenso wichtig ist sicherzustellen, dass Benutzer des Systems nur die Informationen sehen, die für sie relevant sind. Wenn ein System keine standort- oder rollenbasierten Sichtbarkeitsbeschränkungen bietet, kann dies zu Datenschutzverletzungen führen.

Beispielsweise erfüllen gemeinsam genutzte Logins oder der Zugriff auf alle Schlüsselinformationen ohne Berechtigung nicht die Anforderungen der DSGVO.

LokiTime ist die einzige Lösung auf dem Markt, die eine wirklich kontrollierte Sichtbarkeit ermöglicht:
Im System können individuelle Zugriffsrechte definiert, gezielt vergeben oder entzogen werden.
So bleiben personenbezogene Daten geschützt – und die Nutzung des Systems entspricht den Datenschutzbestimmungen.

Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit

Die DSGVO betont zudem das Prinzip der Rechenschaftspflicht (Accountability). Organisationen müssen nachweisen können, dass sie personenbezogene Daten ordnungsgemäß verarbeiten. In der Schlüsselverwaltung bedeutet das, dass jede Aktion dokumentiert wird: Wer einen Schlüssel entgegengenommen oder zurückgegeben hat, wann dies geschah und wer Änderungen vorgenommen hat. Dies stärkt nicht nur den Datenschutz, sondern auch die Sicherheitskultur insgesamt.

Rechte der betroffenen Personen

Die DSGVO garantiert jeder Person das Recht, ihre gespeicherten Daten einzusehen, korrigieren zu lassen und unter bestimmten Bedingungen löschen zu lassen. Ein modernes Schlüsselverwaltungssystem muss diese Rechte einfach und kontrolliert unterstützen.

LokiTime – Datenschutz und Sicherheit ohne Kompromisse

Wir bei LokiTime unterstützen Sie dabei, Ihre Schlüsselverwaltungsprozesse DSGVO-konform zu gestalten und gleichzeitig die Sicherheitsziele Ihrer Organisation zu erreichen – ohne Kompromisse bei Transparenz und Kontrolle.