Case Espoo bibliotek

Digital nyckelhantering underlättar vardagen för Esbo bibliotek

17 bibliotek, 250 anställda och över 1 000 nycklar – LokiTime har gjort det lätt och effektivt att hantera nycklar på Espoo bibliotek.

Eftersom en anställd på Espoo bibliotek har flera arbetsplatser behövs det många nycklar. Dessutom behövs det nycklar att låna ut till vikarier och gemensamma utrymmen. Sammanlagt finns det över 1000 nycklar och accesskort som alla har registrerats i LokiTimes nyckelhanteringssystem.

Espoo biblioteks nyckelhantering behövde tydliga rutiner och ett gemensamt system

Innan LokiTime användes olika sätt att hantera nycklar vid varje biblioteksfilial. Ofta förlitade man sig på pappersanteckningar och listor som lätt blev föråldrade. Det behövdes ett gemensam nyckelregister som skulle hållas uppdaterad. LokiTime visade sig vara lösningen på problemet, och nu finns alla nycklar, från köksförråd till omklädningsrum, i systemet.

”Nyckelutlämningen görs via LokiTime-appen, vilket innebär att alla hämtningar och återlämningar registreras säkert i det gemensamma systemet.” – Anssi Sajama, Bibliotekstjänstchef / Espoo bibliotek

LokiTime underlättar spårning av nycklar

Övergången till elektronisk nyckelhantering var välbehövlig. Med användningen av LokiTime har Espoo bibliotek fått en helhetsbild över nyckelhanteringen och det har blivit mer överskådligt. Den största fördelen har varit att systemet och arbetssätten är enhetliga för alla biblioteksfilialer.

”LokiTime underlättar spårningen av nycklar och har definitivt hjälpt till med hanteringen. Den största fördelen är att nyckelutlämningen görs via LokiTime-appen, vilket innebär att alla hämtningar och återlämningar registreras säkert i det gemensamma systemet”, säger Anssi Sajama på Espoo bibliotek.

Nyckelhanteringssystemet får beröm från användarna

LokiTime får mycket positiv feedback från biblioteksanställda: ”Vi får höra att LokiTime är väldigt enkelt, överskådligt, lättanvänt och tillförlitligt.”, berättar Sajama.

Espoo bibliotek är också mycket nöjda med samarbetet med Sowellus: ”Sowellus har alltid varit mycket hjälpsamma i allt. Vissa saker hade kunnat göras ännu enklare om vi inte hade varit så självständiga och bara frågat Sowellus om hjälp. De har alltid erbjudit hjälp och det har varit möjligt att få hjälp”, säger Sajama. Sajama skulle rekommendera LokiTime till vilket företag som helst som planerar att övergå till elektronisk nyckelhantering.

Fördelar för kunder
• Exakt och aktuellt register över alla nycklar och platser
• Enhetlig process för nyckelkontroll
• Tidsinbesparingar