Case Skoglunds Fastigheter

Från ett analogt till ett digitalt nyckelhanteringssystem

Skoglunds Fastigheter i Dalarna förvaltar ett antal fastigheter som de hyr ut: bland annat lägenheter, lokaler, förråd och parkering. Skoglunds sköter dem alla själva med hjälp av sina tekniker och därför lånar de ut ett stort antal nycklar till personal, entreprenörer och hyresgäster. Sammanlagt handlar det om flera hundra nycklar och de är alla registrerade i det digitala nyckelhanteringssystemet LokiTime.

Skoglunds ville uppdatera sin nyckelhantering i linje med bolagets mål om digitalisering

Innan LokiTime sköttes nyckelhanteringen på ett analogt sätt, det vill säga genom att man bad om kvittens på papper av dem som kom efter nycklar. Därefter fick man se till att nycklarna returnerades, men det gjorde de naturligtvis inte alltid. Ibland kunde en person som fått nyckeln ha blivit tvungen att överlåta den till en tredje person, och då blev det ofta tröttsamt att försöka leta reda på försvunna nycklar. Det analoga systemet var helt enkelt tidskrävande eftersom det alltid var någon som måste ha översyn och koll på var nycklarna fanns och när de skulle returneras.

På Skoglunds efterlyste man alltså ett enklare och mer tillförlitligt system där färre nycklar tappades bort och själva hanteringen av utlåningen blev enklare. Det digitala nyckelhanteringssystemet LokiTime svarade på dessa behov. I samband med att Skoglunds byggde ett separat nyckelrum tog de i bruk LokiTime, och nu registreras varje nyckel till en bestämd person som sedan ansvarar för att nyckeln returneras på rätt datum. Gör den inte det skickar LokiTime ut en påminnelse till personen.

“Vi vill vara ett digitalt företag och LokiTime betyder för oss att vi kan ta hand om nyckelhanteringen på ett smidigt och effektivt sätt.” – Maja Finn, Administratör vid Skoglunds Fastigheter.

LokiTime är en modern lösning

Nyckelhanteringssystemet LokiTime är en digital lösning som tillåter fastighetsägare att digitalt kvittera ut, samla in, hantera och hålla koll på både fysiska nycklar, nyckelkort och taggar till fastigheten. I LokiTime får Skoglunds uppdaterad information i realtid om vilka tekniker och hyresgäster som har en nyckel.

Det går att lägga till och ta bort ett obegränsat antal nya användare, fastigheter och nycklar. Egentligen går det att lägga till även annat man vill hyra ut, vilket Skoglunds eventuellt kommer att överväga i framtiden.

Ett gott samarbete och fungerande stöd

LokiTime prisas högt av Skoglunds personal: “Det har varit superenkelt att ta i bruk LokiTime och företaget Sowellus som tillhandahåller tjänsten är lätt att få tag på. Vi känner igen vår kontaktperson vid namn och vi har fått hjälp och respons med snabb tidtabell var gång. Företaget är mycket närvarande, ibland ringer de upp för att höra om allt står rätt till med tjänsten vilket vi uppskattar mycket. Jag rekommenderar gärna LokiTime för dig som överväger att ta i bruk tjänsten”, avslutar Maja Finn, Administratör vid Skoglunds fastigheter.

Fördelar för kunden
• Enklare nyckelhantering
• Lätt att ta i bruk
• Information i realtid om alla nycklar
• Sparar personalresurser