Case Y-Säätiö / M2-Kodit

LokiTime effektiviserar nyckelhantering och förenklar vardagen

Koy M2-Kodit har moderniserat sin nyckelhantering med hjälp av LokiTime-systemet. Lösningen har gjort processerna smidigare, minskat manuellt arbete och gett realtidsöversikt över nycklarnas rörelser.

Utmaningar med manuell nyckelhantering

Koy M2-Kodit, en av Finlands största aktörer inom hyresbostäder, förvaltar ett omfattande fastighetsbestånd. Tidigare var nyckelhanteringen outsourcad till fastighetsserviceföretag, men systemet byggde fortfarande på papperskvitton – vilket gjorde uppföljningen av nycklar både tidskrävande och ineffektiv. Information om till exempel nyckelreturer var ofta beroende av separata ärendehanteringssystem, vilket krävde tät kommunikation med serviceleverantörerna.

”Det var komplicerat att få aktuell information om var nycklarna befann sig. Speciellt vid hyresgästbyten orsakade detta extra huvudbry,” berättar Matti Peltola, fastighetschef på Koy M2-Kodit.

En användarvänlig och oberoende lösning

Digitalisering av nyckelhanteringen blev aktuell i samband med en uppdatering av verksamhetsstyrningssystemet. Efter att ha jämfört olika alternativ valde Koy M2-Kodit LokiTime tack vare dess tydliga gränssnitt, logiska funktioner och oberoende från specifika låssystem. Positiv feedback från andra användare stärkte också beslutet.

Implementeringen genomfördes i nära samarbete med både fastighetsserviceföretagen och LokiTime. Information från det gamla systemet migrerades smidigt, och LokiTime ansvarade för omfattande utbildning av alla parter.

”Systemet är så enkelt att använda att ingen ens funderar på att gå tillbaka till det gamla.” – Matti Peltola, fastighetschef / Koy M2-kodit

Realtidsuppföljning förenklar vardagen

Med LokiTime har nyckelhanteringen blivit realtidsbaserad, vilket underlättar Koy M2-Kodits dagliga arbete avsevärt. Information om nycklar och användare är lättillgänglig, vilket effektiviserar verksamheten och minskar onödig kommunikation med fastighetsserviceföretag.

”Systemet är så enkelt att använda att ingen ens funderar på att gå tillbaka till det gamla. Vardagsrutinerna är smidigare och enklare,” sammanfattar Matti Peltola.

Fortsatt utveckling och starkt samarbete

Samarbetet med LokiTime har fungerat utmärkt från början. Kundservicen har varit snabb och professionell. Nästa steg är att vidareutveckla systemintegrationerna.

Koy M2-Kodit rekommenderar LokiTime till alla fastighetsägare och aktörer inom uthyrning som vill effektivisera och modernisera sin nyckelhantering. Systemet har motsvarat alla förväntningar och tillfört ett konkret mervärde till det dagliga arbetet.