Case Village Works

Village Works hjälper sina kunder till framgång

Village Works, som strävar efter stark tillväxt, erbjuder flexibla kontors- och mötesrumslösningar åt företag i olika storlek samt till frilansare och arbetsteam på nio verksamhetslokaler runtom i Finland. Kontrollerad tillväxt förutsätter ännu effektivare processer samt att man hittar rätt digitala verktyg. Därför valde Village Works Sowellus Oy som partner för nyckeladministration.

Hos Village Works är kundnöjdheten en gemensam sak för hela organisationen, eftersom varje möte tar varumärket framåt och är en delfaktor för kundnöjdheten.

“En av våra värderingar är framgång, vilket syns i vår verksamhet på många sätt. Vi vill fira våra kunders framgångar och stötta dem så gott vi kan, till exempel genom att ge dem tillgång till nya tjänster. Flera av dessa tjänster är eventuellt sådana som ett enskilt, litet företag annars inte skulle ha möjlighet till, tillsammans är vi starkare. Vi har fått vara del av flera duktiga företags tillväxthistoria. Vår målsättning är att vara det ledande bolaget i Norden som erbjuder flexibla arbetslokaler”, berättar Village Works operativ chef Essi Hänninen.

LokiTime Nyckelkvittens har gjort vårt teams arbete mer effektivt och moderniserat vår nyckeladministration.”-Essi Hänninen, Operations Manager

Utgångspunkt

Tidigare har Village Works skött nyckeladministrationen med hjälp av traditionella metoder: penna och papper. Blanketterna för överlämning av nycklar har fyllts i för hand och därefter har de skannats och lagts i mappar. Att underhålla informationen har varit långsamt och det har inte funnits någon enhetlig databas för överlämningar av verksamhetslokaler. Speciellt informationssökningen har varit svår då mapparna varit fysiskt bundna till ett viss ställe.

Lösning

Village Works tog LokiTime Nyckelkvittens i bruk i bolagets alla verksamhetslokaler. I och med tjänsten har kundservicen sparat ett betydande antal arbetstimmar och hela organisationen har fått ett enhetligt handlingsmönster för överlämningen av nycklar.

“Nu har vi en tydlig, elektronisk process för överlämning av nycklar och därmed finns information alltid tillgänglig för alla i digital form. Med hjälp av LokiTime har vi kunnat ha allt under kontroll trots att företaget växer. Hade vi inte haft ett enhetligt system för nyckelhantering hade vi tappat bollen!”, berättar Saara Niemi, Community Manager hos Village Works. Att dra nytta av nya, digitala tjänster är också en del av företagets strategi och det skapar en modern image hos kunderna. ”Oj, vad lätt!” är en typisk kundreaktion, skrattar Saara.

Fördelar för kunder:
• Sparad arbetstid
• Enhetlig information om samtliga nycklar och alla verksamhetslokaler i digital form
• Tydlig process för nyckeladministration
• Enklare behandling av reklamationer
• Ökad användar- och kundnöjdhet

För mer information, kontakta:
Essi Hänninen
Operativ chef, Village Works / Business Center Papula Oy
+358 50 355 2255
essi.hanninen(at)villageworks.com