Case Vantaan Reserviläiset

Säker och kontrollerad utrustningshantering – Vantaan Reserviläiset litar på LokiTime

Vantaan Reserviläiset rf är en aktiv aktör inom frivilligt försvarsarbete i Finland, verksam i Vanda-regionen. Föreningens mål är att utveckla och upprätthålla medlemmarnas militära kunskaper och färdigheter. När verksamheten växte började manuella rutiner för nyckel- och utrustningshantering dock begränsa vardagens smidighet. En digital lösning blev nödvändig – och LokiTime gav föreningen tydlighet, trygghet och avsevärt effektivare processer.

Manuella rutiner skapade osäkerhet

Före införandet av LokiTime hanterade Vantaan Reserviläiset rf nycklar och utrustning med hjälp av pappersbaserad bokföring och molnbaserade Excel-ark. Rutinerna var splittrade och alla utlämningar och återlämningar dokumenterades inte alltid på ett tillförlitligt sätt.

– ”De gamla pappersavtalen hade brister – alla utlämnade föremål var inte alltid korrekt registrerade”, berättar föreningens ordförande Aleksi Lahdenmäki.

Situationen skapade osäkerhet, särskilt när det gällde tillståndspliktig utrustning och nycklar där uppdaterad information är avgörande.

En pålitlig digital lösning mötte behovet

Föreningen sökte en lösning som skulle göra utlåningsprocessen genuint digital och säkerställa att både utlämningar och återlämningar alltid dokumenteras tydligt. Styrelsen testade flera allmänna verktyg, såsom Googles och Microsofts lösningar, men dessa motsvarade inte de praktiska behoven.

LokiTime utmärkte sig genom sitt tydliga användargränssnitt och sin mobilvänlighet. Det var också viktigt för föreningen att systemet stöds av en pålitlig och regeluppfyllande leverantör: LokiTime Oy är registrerad som NATO-leverantör och har ett NCAGE-nummer, vilket gör lösningen lämplig även för säkerhetskritiska och tillståndspliktiga verksamheter.

– ”Införandet gick smidigt och över 500 föremål registrerades på bara några timmar. Systemets användarvänlighet var en stor fördel för alla användare”, säger Lahdenmäki.

”LokiTime har uppfyllt alla förväntningar och gör utlåningen snabbare och mer exakt.” – Aleksi Lahdenmäki, ordförande / Vantaan Reserviläiset rf

Tydlighet och trygghet i vardagen

I dag är LokiTime ett betydligt bredare verktyg än bara ett nyckelhanteringssystem i Vantaan Reserviläistens vardag. Via systemet hanteras nycklar, passertaggar och tillståndspliktig utrustning. Användarna har alltid en aktuell överblick över vad som är utlånat och till vem.

Rapporter är lättillgängliga nästan dagligen och stöder föreningens planering och beslutsfattande. Den digitala hanteringen har skapat trygghet och minskat behovet av manuella utredningar.

– ”LokiTime har uppfyllt alla våra förväntningar och gör utlåningen både snabbare och mer exakt”, sammanfattar Lahdenmäki.

Smidigt samarbete och blick mot framtiden

Samarbetet med LokiTime har varit problemfritt och systemet har visat sig vara en pålitlig del av föreningens verksamhet. Inom frivilligarbete är trygghet och tydlig ansvarsfördelning avgörande faktorer.

– ”Man märker att ägarna är stolta över sin produkt – och det är något positivt”, konstaterar Lahdenmäki.

Vantaan Reserviläiset rf rekommenderar LokiTime till alla företag och organisationer vars verksamhet involverar många nycklar, utrustning eller annan utlåningsbar egendom – särskilt när kraven omfattar effektiv, säker och pålitlig hantering.