Case Addici Security

LokiTime gav överblick över nycklar och utrustning i hela organisationen

Addici Security, ett av Sveriges ledande säkerhetsföretag, ersatte lokala rutiner för nyckelhantering med ett enda digitalt system. Införandet för omkring tre år sedan gav ett enhetligt arbetssätt i samtliga fem regioner, och idag används systemet för hantering av både nycklar, arbetskläder och övrig utrustning.

Olika rutiner på olika orter

Addici Security är en av de främsta aktörerna inom svensk säkerhetsbransch. Företaget erbjuder bevakning, riskhantering och säkerhetsteknik till allt från mindre företag till landets mest komplexa anläggningar och offentliga verksamheter. Med över 800 anställda och verksamhet i fem regioner runt om i Sverige berör nyckelhanteringen dagligen ett stort antal medarbetare och en mängd kundobjekt.

Innan LokiTime infördes sköttes nyckelöverlämningar på flera olika sätt. Rutinerna hade vuxit fram lokalt, och varje ort hade sitt eget arbetssätt. Det gjorde det svårt att få en tydlig översikt: informationen om var nycklarna fanns och vem som ansvarade för dem var utspridd på olika håll och i olika format. Särskilt utmanande var det att säkerställa enhetliga policyer på det sätt som kvalitetsledningssystemet krävde.

Målet var enhetlighet och spårbar historik

Bakom beslutet att införa en digital lösning låg ett tydligt behov av att få nyckelhanteringen likriktad i hela organisationen. Addici Security ville ha rutiner som fungerar på samma sätt oavsett vilken ort arbetet utförs på. Samtidigt var målet att förbättra kvaliteten på historiken och göra den mer tillgänglig, så att överlämningar och återlämningar går att följa upp i efterhand. Ur ett kvalitetsledningsperspektiv var en enhetlig och dokumenterad process en förutsättning för att verksamheten ska kunna styras och utvecklas på riktigt.

Valet av LokiTime avgjordes i hög grad av att systemet lämpade sig för hantering av inte bara nycklar utan även annan utrustning. Addici Security såg en möjlighet att bredda tillämpningen bortom ett enskilt användningsområde, vilket gjorde investeringen mer heltäckande. Lösningen svarade alltså inte bara mot det dåvarande behovet, utan gav också utrymme för fortsatt utveckling av användningen. Den flexibiliteten skilde LokiTime från övriga alternativ.

”Tidigare hade varje ort sina egna rutiner. Nu fungerar hanteringen på samma sätt i hela landet.” – Peter Hellsing, operativ chef / Addici Security

Implementeringen gick smidigt

Införandet genomfördes 2023 och var enligt Addici Security en okomplicerad process. Leverantören gav god hjälp genom hela projektet, vilket underlättade övergången till det nya arbetssättet. Att ta till sig det nya systemet krävde varken omfattande utbildning eller långa förberedelser. Det hade stor betydelse i en organisation med många användare och där arbetet till största delen sker ute i fält.

Enkelheten märktes också i hur systemet togs emot av användarna. Erfarenheterna har varit uteslutande goda, och systemet upplevs som lätt att arbeta med. När en lösning är tydlig i praktiken blir användningen snabbt en självklar del av vardagen, utan att någon behöver påminna om den. I en verksamhet som nyckelhantering är det avgörande, eftersom nyttan med systemet uppstår först när det används konsekvent.

Användningen breddades från nycklar till arbetskläder och utrustning

Genom samarbetet har LokiTime blivit en del av Addici Securitys dagliga arbete, både för nycklar och för övrig utrustning. Systemet används bland annat för att följa upp arbetskläder och arbetsverktyg, vilket gör att man på ett ställe ser vilken medarbetare som kvitterat ut vad. Att bredda användningen bortom det ursprungliga syftet har fallit sig naturligt just eftersom systemet valdes med den möjligheten i åtanke. Därmed har utrustningshanteringen fått samma spårbarhet som var det primära målet för nycklarna.

De mest konkreta fördelarna syns i kundservicen och i verksamhetens enhetlighet. Tydligare historik och digitala kvittenser innebär att kundernas frågor om nycklarnas rörelser kan besvaras snabbt och tillförlitligt. Hanteringen fungerar nu likadant i samtliga fem regioner, vilket underlättar både chefsarbetet och kvalitetsuppföljningen. Nyckelhanteringen har gått från lokala lösningar till en professionell och dokumenterad process.

En fungerande lösning för alla som hanterar nycklar och utrustning

LokiTime har motsvarat Addici Securitys förväntningar. Systemet har gett den enhetlighet och spårbarhet som eftersöktes med investeringen, och användarnas erfarenheter har varit positiva genom hela organisationen. Även samarbetet med LokiTime har fungerat mycket bra, såväl under införandet som efteråt. Tre års erfarenhet visar att lösningen är enkel att införa och enkel att använda även på längre sikt.

Addici Security rekommenderar LokiTime brett till alla verksamheter som hanterar nycklar och utrustning. Lösningen passar särskilt bra för aktörer med verksamhet på flera orter och ett behov av att göra rutinerna enhetliga. När samma system används för både nyckelhantering och uppföljning av utrustning mångdubblas nyttan. Addici Securitys erfarenhet visar att digital nyckelhantering inte bara handlar om att spåra nycklar, utan är ett verktyg för att göra hela verksamheten mer konsekvent.