Case Coor

LokiTime skapar ordning i nyckelhanteringen för tusentals objekt

Coor, ett av Nordens ledande fastighetsserviceföretag, gick i Finland från splittrade pappersbaserade rutiner till en nationellt införd digital nyckelhantering. Samtidigt fick företaget realtidsöversikt, tydligare ansvarsfördelning och stärkt riskhantering.

Splittrade rutiner skapade risker

Coor är ett av Nordens ledande fastighetsserviceföretag och erbjuder städ-, fastighetsskötsel-, receptions- och kontorstjänster till kunder inom både privat och offentlig sektor. I Finland har Coor över tusen medarbetare, och serviceverksamheten omfattar ett stort antal objekt runt om i landet.

LokiTime har införts nationellt i Coors finska verksamhet, eftersom nyckelhantering i denna omfattning inte är en liten detalj, utan en kritisk del av den dagliga serviceverksamheten och riskhanteringen. Före införandet byggde nyckelhanteringen till stor del på manuella rutiner som varierade beroende på objekt och kostnadsställe, och det fanns inget enhetligt och uppdaterat system.

Utlämning och återlämning av nycklar hanterades huvudsakligen med pappersblanketter, vars förvaring och arkivering varierade från plats till plats. Information om vem som hade en nyckel vid en viss tidpunkt, eller om den överhuvudtaget hade återlämnats, var inte enkel eller tillförlitlig att verifiera. Dokumentationen kring utlämningssituationer kunde vara bristfällig, utspridd eller i praktiken otillgänglig i efterhand.

Situationen blev särskilt tydlig vid personalförändringar, vikariat och brådskande situationer, alltså just när aktuell information behövdes som mest. Ansvaret för nycklarna kunde inte alltid fastställas entydigt, vilket utsatte Coor för nyckelincidenter, ansvarstvister och ekonomiska risker.

En systematisk urvalsprocess ledde till rätt lösning

Behovet av en digital lösning för nyckelhantering var tydligt, men Coor utgick inte från färdiga systemkrav. I stället kartlades marknaden först, olika alternativ granskades genom demonstrationer och diskussioner, och först därefter definierades de krav som passade Coors verksamhet. Därefter gick man vidare till pilotering.

I urvalsprocessen betonades särskilt behovet av en lösning som lämpar sig för en omfattande och rörlig serviceverksamhet med många objekt och avtal, utan beroende av en viss utrustnings- eller nyckelskåpstillverkare. Systemet behövde vara lätt att använda i fält, erbjuda centraliserad översikt över nycklarna och passa vardagen inom fastighetsskötsel och städtjänster.

LokiTime stack ut i jämförelsen genom flera avgörande faktorer. Systemet är utformat specifikt för miljöer med många objekt och för serviceföretags behov, inte kring en enskild fastighet eller en viss nyckelskåpstillverkare. Det tydliga och intuitiva användargränssnittet stödde användning i fält, mobila nyckelkvitteringar med elektroniska signaturer var praktiska, och systemet erbjöd även bredare funktionalitet, såsom hantering av nyckelknippor och användning av RFID-taggar.

Dessutom motsvarade LokiTimes informationssäkerhetsarkitektur, tydliga referenser samt kostnadseffektiva och skalbara prismodell Coors krav ur IT- och riskhanteringsperspektiv. I andra alternativ identifierades antingen brister i användbarheten, enhetsberoenden eller oklarheter kring den framtida utvecklingsvägen.

”Den centrala nyttan är aktuell översikt över nycklarna. Nycklarnas placering, innehavare och utlämningshistorik kan nu enkelt och tillförlitligt kontrolleras i ett och samma system.” – Anni Toikka, utvecklings- och inköpsdirektör, Coor Finland

Stegvis införande gjorde förändringen kontrollerad

Införandet genomfördes omsorgsfullt och stegvis. Först pilottestades lösningen inom ett avgränsat område, vilket gjorde det möjligt att testa den i den verkliga vardagen och finslipa arbetssätten före en bredare utrullning. Detta tillvägagångssätt minskade riskerna och underlättade implementeringen av förändringen i en organisation där utgångsläget varierade mellan olika objekt.

LokiTimes leverantörsstöd spelade en viktig roll för ett lyckat införande. Man fick konkret hjälp med dokumentationen av nycklarna, massöverföringen av nyckeldata till systemet gick smidigt genom en stödd process, och praktiska frågor besvarades snabbt.

Utrullningen genomfördes stegvis, kostnadsställe för kostnadsställe och serviceområde för serviceområde. På så sätt kunde olika utgångslägen beaktas på ett realistiskt sätt. Praktiskt inriktad utbildning och ett tydligt användargränssnitt gjorde det lättare att ta till sig det nya arbetssättet, särskilt bland fältpersonalen.

Precis som i omfattande införandeprojekt i allmänhet krävde även detta projekt tid och viss justering för att arbetssätten skulle etableras. Det handlade dock inte om brister i systemet, utan om förändringsledning som oundvikligen hör till utvecklingen av nyckelhantering.

Realtidsöversikt förändrade nyckelhanteringens karaktär

LokiTime har gjort Coors nyckelhantering till en systematisk process i stället för ett sporadiskt och situationsbundet arbetssätt. Nycklarnas placering, innehavare och utlämningshistorik kan nu kontrolleras i realtid i ett och samma system, vilket har påskyndat utredningar och eliminerat onödig informationssökning i flera olika källor.

Manuella pappersblanketter hör nu till historien. Utlämningar och återlämningar registreras elektroniskt i systemet, och kvitteringar görs mobilt direkt i fält. Detta har förbättrat dokumentationens kvalitet, minskat risken för fel och sparat tid i det dagliga arbetet.

En särskilt betydande förändring har skett inom riskhanteringen. Tydlig och spårbar dokumentation stödjer ansvarsfördelningen i situationer där det tidigare kunde vara oklart vad som hade hänt med en nyckel. Nyckelincidenter, som kan leda till betydande ekonomiska kostnader och skada anseendet, kan nu förebyggas bättre.

Användarupplevelserna från fältet har varit positiva. Systemet upplevs som lätt att använda, även om det kräver aktivitet och engagemang från användarna för att arbetssättet ska följas. Samarbetet med LokiTime har fungerat utmärkt under hela processen.

Mer professionell verksamhet i hela organisationen

Coor rekommenderar LokiTime särskilt till liknande företag inom fastighetsskötsel och fastighetsservice, där verksamheten är omfattande, rörlig och fördelad över många objekt. LokiTime har visat sig vara en fungerande lösning som har infriat de förväntningar som ställdes på den. Nyckelhanteringen är nu betydligt mer kontrollerad, transparent och bättre dokumenterad än tidigare.

Den digitala lösningen har lyft nyckelhanteringen till en professionell nivå som motsvarar Coors omfattning och de krav som verksamheten ställer. Nästa mål är att fortsätta fördjupa användningen av systemet som en del av den övergripande utvecklingen av verksamheten.

I en organisation av Coors storlek innebär detta konkret att över tusen medarbetare nu arbetar med stöd av en mer enhetlig och tillförlitlig nyckelhantering. Ledning, chefer och medarbetare i fält kan alla lita på att informationen är aktuell, spårbar och tillgänglig på ett och samma ställe.