Case Andelslaget Varuboden-Osla Handelslag

Modern nyckelhantering skapar tydlighet och besparingar för Andelslaget Varuboden-Osla Handelslag

Andelslaget Varuboden-Osla Handelslag, en regional andelsbutik inom S-gruppen som verkar i Finland, i Nyland och på Åland, har moderniserat sin nyckelhantering med systemet LokiTime. Systemet används nu dagligen på 45 verksamhetsställen och har medfört avsevärd effektivitet, tydlighet och besparingar i processen för nycklar och passertaggar.

Utmaningar med de tidigare arbetssätten

Före moderniseringen baserades nyckelhanteringen på kvittensblanketter och Excel-ark. Rutinerna varierade mellan verksamhetsställena: på vissa fungerade uppföljningen bra, medan informationen på andra ställen var utspridd.

”Kvittensblanketterna låg lite varstans och man hade ingen säker information om vem som hade nyckeln,” berättar Pekka Kinnunen, säkerhetsexpert på Andelslaget Varuboden-Osla.

Den manuella processen tog tid och skapade osäkerhet, vilket gjorde helhetsstyrningen utmanande.

En digital lösning skapar tydlighet och effektivitet

Med införandet av LokiTime finns alla nycklar och passertaggar nu samlat på ett och samma ställe. Uppföljningen sker i realtid och all nödvändig information hittas snabbt utan onödiga kontaktvägar.

Enligt Kinnunen tog personalen emot systemet mycket positivt.

”När vi utbildade butikspersonalen blev många förvånade över hur praktiskt det är. Vi har inte behövt investera i ny utrustning – allt fungerar med de befintliga verktygen.”

”LokiTime har avsevärt ökat arbetseffektiviteten och gett konkreta besparingar. Jag ser nycklarnas status på ett och samma ställe och vi kan hantera ej återlämnade passertaggar effektivt.” – Pekka Kinnunen, Säkerhetsexpert / Andelslaget Varuboden-Osla Handelslag

Ett lättanvänt och mångsidigt system

När Andelslaget Varuboden-Osla valde LokiTime uppskattade man särskilt det tydliga användargränssnittet och den moderna tekniken.

”I jämförelse med en konkurrent var LokiTime betydligt enklare att använda, medan det andra alternativet kändes föråldrat och inte lämpade sig lika bra för en verksamhet med många användare på olika enheter,” säger Kinnunen.

Införandet gick smidigt och personalen fick heltäckande utbildning. I dag används LokiTime på 45 verksamhetsställen, och tre låssmeder är också anslutna och ansvarar för hanteringen av fysiska nycklar.

”LokiTime har avsevärt ökat arbetseffektiviteten och gett konkreta besparingar. Jag ser nycklarnas status på ett och samma ställe och vi kan hantera ej återlämnade passertaggar effektivt,” berättar Kinnunen.

Fördelarna märks i vardagen

Med det nya systemet har Andelslaget Varuboden-Osla uppnått betydande vinster i både effektivitet och kostnadsbesparingar.

I stället för tidskrävande telefonsamtal eller utredningar på plats kan nycklarnas status nu ses i realtid. Dessutom möjliggör LokiTimes mångsidighet att även andra resurser – såsom släpvagnar och arbetsmobiler – kan hanteras i samma system.

Samarbetet med LokiTime har varit smidigt och problemfritt – och systemet har infriat sina löften både när det gäller effektivitet och användbarhet.