Case Newsec Sweden

Effizientes Schlüsselmanagement mit der Cloud-Lösung LokiTime

Gibt es in Ihrer Immobilie viele Personen, die kommen und gehen? Dann kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, wer Zugang zum Gebäude hat und welche Schlüssel im Umlauf sind – ganz zu schweigen von den Schlüsselquittungen und der gesamten Dokumentation. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Schlüsselverwaltung ist eine zeitintensive und oft komplexe Aufgabe, die für viele Unternehmen eine echte Herausforderung darstellt. Wenn die Übersicht verloren geht, steigt das Risiko, dass Schlüssel fehlen oder verloren gehen – was letztlich zu teuren Problemen führen kann, die sich leicht hätten vermeiden lassen.

LokiTime unterstützt Unternehmen bei der Schlüsselverwaltung

Bevor Unternehmen auf LokiTime umsteigen, verwenden sie häufig handgeschriebene oder digitale Listen, um Ordnung in ihre Schlüsselverwaltung zu bringen. Eines dieser Unternehmen war Newsec, das Verwaltungs- und Beratungsleistungen in der Immobilienbranche anbietet.

Das Personal musste damals seine Telefonnummern eintragen und die Listen manuell unterschreiben – eine Vorgehensweise, die es erschwerte, den Überblick zu behalten und schnell zu sehen, wer einen bestimmten Schlüssel ausgeliehen hatte. Dies führte wiederum dazu, dass das Einsammeln der Schlüssel unnötig viel Zeit in Anspruch nahm.

Mit LokiTime wird die Schlüsselverwaltung für Unternehmen wie Newsec durch eine benutzerfreundliche Cloud-Lösung erheblich vereinfacht. Immobilienbesitzer, Dienstleister und Mieter können alle Arten von Schlüsseln in einer Immobilie leicht verwalten und jederzeit nachverfolgen. Alle Informationen werden an einem zentralen Ort gesammelt, verwaltet und in Echtzeit aktualisiert. Es lassen sich beliebig viele Immobilien, Schlüssel und Benutzer hinzufügen oder entfernen. Alles erfolgt papierlos – mit digitalen Signaturen – und nach Abschluss des Prozesses wird automatisch eine Schlüsselquittung als PDF erzeugt. Die Daten werden im Protokoll gespeichert, was die Sicherheit erhöht und eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht.

„Vor LokiTime war es schwierig, schnell zu erkennen, wer einen bestimmten Schlüssel ausgeliehen hatte und ihn rechtzeitig zurückzufordern.“ -Michael Samuelsson, Betriebsleiter bei Newsec Property Asset Management SE, Stockholm

Ein partnerschaftlicher Wechsel zu digitaler Verwaltung

LokiTime arbeitete eng mit den schwedischen und finnischen Niederlassungen von Newsec zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung für deren Schlüsselmanagement zu entwickeln. Dank dieser erfolgreichen Zusammenarbeit entschied sich Newsec, seine bisherige Verwaltungsmethode durch die Cloud-Lösung von LokiTime zu ersetzen.

Michael Samuelsson, Betriebsleiter bei Newsec in Stockholm, war für die Implementierung des Systems verantwortlich. Der Schwerpunkt lag zunächst auf dem Raum Stockholm, wo LokiTime unter anderem im Einkaufszentrum Skärholmen Centrum (SKHLM) und im Heron City Shopping- und Entertainmentcenter eingesetzt wird.

„Wir wirken professioneller“

Viele Anwender berichten, dass sie mit LokiTime Schlüssel und Tags deutlich schneller und einfacher verwalten können. Doch das ist nicht der einzige Vorteil. Auf die Frage, welche Verbesserungen LokiTime für Newsec gebracht hat, fällt Michael Samuelssons Antwort eindeutig aus:

„Wir können jetzt nachweisen, dass wir die Schlüssel gemäß den vertraglichen Anforderungen im Griff haben. Wir wirken professioneller – insbesondere, wenn Fragen spontan aufkommen.“

Ein weiterer Vorteil betrifft den Sicherheitsaspekt: LokiTime stellt sicher, dass die Schlüsselverwaltung problemlos von einem Mitarbeiter auf einen anderen übertragen werden kann – zum Beispiel im Krankheitsfall oder bei Personalwechseln.

„LokiTime macht das System weniger störanfällig bei Personalwechseln. Früher hatte meist nur eine Person den Überblick über Listen und Ausleihen – jetzt ist alles zentral und transparent geregelt“, erklärt Samuelsson.

LokiTime – mehr als nur Schlüsselverwaltung

Mit LokiTime lassen sich nicht nur klassische Schlüssel, Karten und Tags verwalten, sondern auch andere Leihgegenstände – etwa Werkzeuge oder Arbeitsgeräte.

Michael Samuelsson zeigt sich durchweg zufrieden mit dem gesamten Prozess und lobt sowohl die Lösung als auch das Team von LokiTime:

„Jan und das Team von LokiTime waren stets aufmerksam, kooperativ und ausgesprochen serviceorientiert. Ich empfehle ihre Lösung regelmäßig meinen Kunden, wenn sie nach einer intelligenten und effizienten Verwaltungsmöglichkeit suchen.“