Case Y-Stiftung / M2-Kodit

LokiTime optimiert die Schlüsselverwaltung und vereinfacht den Arbeitsalltag

Koy M2-Kodit, einer der größten Anbieter von Mietwohnungen in Finnland, hat seine Schlüsselverwaltung mit LokiTime digitalisiert. Die Lösung hat den Prozess für Zehntausende Wohnungen deutlich effizienter gemacht, den manuellen Aufwand reduziert und eine Echtzeitübersicht über den Status aller Schlüssel geschaffen.

Herausforderungen der manuellen Schlüsselverwaltung

Koy M2-Kodit, Teil der Y-Stiftung, verwaltet einen umfangreichen Immobilienbestand.
Die Schlüsselverwaltung war zuvor an externe Wartungsunternehmen ausgelagert und beruhte noch auf Papierquittungen. Dies machte die Nachverfolgung der Schlüssel aufwendig und langsam.

Informationen über Rückgaben wurden oft in einem separaten Ticketsystem geführt, und die Überprüfung des aktuellen Status erforderte in der Regel eine enge Abstimmung mit den Wartungsfirmen.

„Es war kompliziert, aktuelle Informationen darüber zu bekommen, wo sich die Schlüssel gerade befinden. Besonders bei Mieterwechseln führte das zu zusätzlichem Aufwand“, erklärt Matti Peltola, Immobilienleiter bei Koy M2-Kodit.

Benutzerfreundlich und systemunabhängig

Die Digitalisierung der Schlüsselverwaltung wurde im Zuge der Modernisierung des internen Managementsystems aktuell. Nach dem Vergleich mehrerer Optionen entschied sich Koy M2-Kodit für LokiTime – wegen seiner klaren Benutzeroberfläche, der logischen Struktur und der Unabhängigkeit von Schließsystemen. Auch positive Rückmeldungen anderer Kunden bestärkten die Entscheidung.

Die Einführung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen den Wartungsfirmen und dem LokiTime-Team. Die Daten des alten Systems wurden nahtlos übertragen, und LokiTime stellte umfassende Schulungen für alle Beteiligten bereit.

„Das System ist so einfach zu bedienen, dass niemand mehr daran denkt, zum alten Verfahren zurückzukehren.“ – Matti Peltola, Immobilienleiter / Koy M2-kodit

Echtzeit-Transparenz erleichtert den Alltag

Mit LokiTime wurde die Schlüsselverwaltung in Echtzeit möglich – eine große Erleichterung für den täglichen Betrieb von Koy M2-Kodit. Informationen zu Schlüsseln und deren Besitzern sind nun jederzeit einsehbar, was die Zusammenarbeit mit über 50 Wartungsfirmen erheblich vereinfacht und die Kommunikation reduziert.

„Das System ist so einfach zu bedienen, dass niemand mehr daran denkt, zum alten Verfahren zurückzukehren. Der Arbeitsalltag ist deutlich einfacher und reibungsloser geworden“, fasst Matti Peltola zusammen.

Kontinuierliche Entwicklung und starke Partnerschaft

Die Zusammenarbeit zwischen Koy M2-Kodit und LokiTime war von Beginn an hervorragend.
Der Kundenservice reagiert stets schnell, professionell und lösungsorientiert. Als nächstes Ziel soll die Systemintegration weiter ausgebaut werden.

Koy M2-Kodit empfiehlt LokiTime allen Immobilienbesitzern und Vermietungsunternehmen,
die ihre Schlüsselverwaltung modernisieren und effizienter gestalten möchten. Das System hat alle Erwartungen erfüllt und bringt spürbaren Mehrwert für den täglichen Betrieb.