Case Mall of Tripla

Mall of Tripla – ein Vorreiter in jeder Hinsicht

Im Herbst 2019 eröffnete in Helsinki-Pasila das Mall of Tripla – mit 250 Geschäftseinheiten das größte Einkaufszentrum Finnlands und Nordeuropas. Neben einem breiten Angebot an Geschäften und Restaurants bietet das Center auch zahlreiche neue Kultur- und Freizeiterlebnisse. Ein modernes Stadtzentrum wie dieses benötigt auch moderne Werkzeuge für das Immobilienmanagement – deshalb war LokiTime die naheliegende Wahl für das Schlüsselverwaltungssystem von Tripla.

Ausgangssituation

Die enorme Größe des Objekts bedeutet auch eine große Anzahl von Mietern und weiteren Partnern, denen Zutrittschips und Schlüssel ausgehändigt werden. Schon in der Bauphase war klar: Die Verwaltung von mehreren tausend elektromagnetischen Schlüsseln und Zutrittschips würde eine Herausforderung darstellen. Gesucht wurde eine intelligente Lösung, mit der Quittierungen direkt digital erfolgen und die Dokumentation vollständig nachvollziehbar bleibt.

„Wir wollten komplett papierlos arbeiten und eine Lösung finden, die auch für den späteren Betrieb geeignet ist – nicht nur für die Bauphase. Das Risiko verlorener Schlüssel in einem Objekt mit 250 Läden ist enorm, und die Kosten für Korrekturmaßnahmen können erheblich sein“, erklärt Sakari Meriläinen, Immobilienleiter des Mall of Tripla.

Ich war bereits in mehreren Objekten als Immobilienleiter tätig, wo ich nachträglich herausfinden musste, wem Schlüssel ausgehändigt worden waren. Aus unterschiedlichen Gründen waren die Papierunterlagen nicht auffindbar, und es blieb unklar, wo sich die Schlüssel befanden. Infolgedessen mussten einige Objekte teilweise oder vollständig neu schließbar gemacht werden.“

„Kein Vertrag darf verloren gehen oder unleserlich unterschrieben sein – alle Informationen müssen direkt in das digitale System fließen.“– Sakari Meriläinen, Immobilienleiter / Mall of Tripla

Reibungslose Einführung von LokiTime

Das Mall of Tripla führte LokiTime bereits während der Bauphase ein.
Damit konnten die an Bauunternehmer und Lieferanten ausgegebenen Schlüssel effektiv verwaltet und zugleich Abläufe für den späteren Betrieb geschaffen werden. Im ersten Betriebsjahr wurden mit LokiTime bereits fast zehntausend Schlüsselübergaben an Mieter und Partner abgewickelt –
und das System wurde auf weitere Gebäude im selben Gebäudekomplex ausgeweitet.

„Wenn jede dieser Quittierungen auf Papier erfolgt wäre, würde der Papierstapel nach zehn Jahren wohl bis zur Spitze des Pasilan-Funkturms reichen“, witzelt Meriläinen.

Die Papierlosigkeit hat Tripla auch konkrete Zeit- und Kosteneinsparungen gebracht und erleichtert die Bearbeitung von Ausnahmesituationen erheblich. Für die Schlüsselverwaltung sind Securitas und Immobilienleiter Sakari Meriläinen gemeinsam verantwortlich. Durch LokiTime konnten die Ressourcen der Sicherheitskräfte stärker auf Überwachung statt auf Schlüsselverwaltung konzentriert werden, und unbefugte Zutritte lassen sich heute deutlich effizienter verhindern.

„Mit LokiTime können wir genau diese Themen adressieren. Jetzt wissen wir jederzeit genau, wie viele Schlüssel im Umlauf sind, wo sie sich befinden und wem sie ausgehändigt wurden. Viele meiner Kollegen haben in dieser Hinsicht eine ganz andere Situation.“

Effizienz und Sicherheit für große Immobilienkomplexe

Nach Meriläinens Einschätzung eignet sich LokiTime besonders gut für die Schlüsselverwaltung in großen Gebäudekomplexen wie Einkaufszentren.

„Die Benutzerfreundlichkeit der Software ist ausgezeichnet, und ich empfehle sie uneingeschränkt für Einkaufszentren. Ich sehe LokiTime auch als unverzichtbares Werkzeug für Immobilienmanager und Schlüsseldienste. Alle Informationen sind zentral in einem System gespeichert, und zwischen Kundenobjekten kann man mit einem Klick wechseln.“