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LokiTime optimiert die Schlüsselverwaltung der Universität der Künste in fünf Gebäuden
Das digitale Schlüsselverwaltungssystem LokiTime hat den Alltag der Universität der Künste Helsinki deutlich vereinfacht und effizienter gemacht. Die Verwaltung mehrerer Standorte erfordert Präzision und stets aktuelle Informationen – genau das ermöglicht die digitale Lösung.
Schluss mit den Herausforderungen der Schlüsselverwaltung
Die Universität der Künste Helsinki, die die Akademie der Bildenden Künste, die Sibelius-Akademie und die Theaterhochschule vereint, ist bekannt für ihre hochwertige Kunstausbildung und vielseitige Tätigkeit. Die Natur des Universitätsbetriebs macht die Verwaltung zahlreicher Gebäude und Räumlichkeiten erforderlich – und damit war die Schlüsselverwaltung schon immer ein zentraler Bestandteil des Alltags.
Das zuvor genutzte papierbasierte Quittierungssystem brachte jedoch ständige Probleme mit sich.
„Papierquittungen gingen häufig verloren, und ihre Aktualisierung war zeitaufwendig und mühsam.
Wenn man Informationen schnell brauchte, war es schwierig, sie zu finden“, berichtet Jukka Immonen, Planer an der Universität der Künste.
Besonders herausfordernd waren Situationen, in denen Schlüsselinformationen in mehreren Standorten gleichzeitig zugänglich sein mussten. Der Bedarf an einem klaren, zentralisierten und aktuellen System war offensichtlich.
LokiTime schafft Klarheit und einheitliche Prozesse
Die Entscheidung für eine digitale Lösung fiel, als die Universität ihre Schlüsselverwaltungsprozesse modernisieren wollte. LokiTime wurde aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und seines hervorragenden Kundendienstes ausgewählt.
„LokiTime überzeugte durch seine Übersichtlichkeit und Einfachheit. Außerdem war der Kundenservice angenehm sachlich und ausgesprochen lösungsorientiert“, beschreibt Jukka.
Mit LokiTime wurden die Schlüssel aller fünf Gebäude in ein zentrales digitales System überführt.
Die Schlüsselübergaben und -rückgaben erfolgen nun bequem über mobile Geräte wie Tablets und Smartphones, während einige Mitarbeiter die Datenpflege im Browser vornehmen. So sind alle Schlüsselinformationen an einem Ort verfügbar – einfach, transparent und aktuell.
„LokiTime überzeugte durch seine Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Außerdem war ihr Kundenservice angenehm unkompliziert und ausgesprochen lösungsorientiert.“ – Jukka Immonen, Planer / Universität der Künste Helsinki.
Echtzeitverwaltung erleichtert den Alltag
Die Implementierung erfolgte reibungslos mit Unterstützung des LokiTime-Teams. Alle alten Schlüssel- und Quittierungsdaten wurden in das System übertragen. Heute sind die Informationen in Echtzeit verfügbar, was die Verwaltung und Nachverfolgung erheblich beschleunigt und vereinfacht. Darüber hinaus ermöglicht LokiTime auch die Verwaltung von Zutrittskarten und AV-Geräten innerhalb desselben Systems.
„Ein großer Fortschritt ist, dass die Schlüsselinformationen aller Gebäude jetzt für alle Benutzer leicht zugänglich sind. Das hat unseren Arbeitsalltag erheblich vereinfacht“, sagt Immonen.
Das Feedback der Nutzer war durchweg positiv – besonders die Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit des Systems werden geschätzt.
Starke Zusammenarbeit mit Sowellus
Die Zusammenarbeit mit dem LokiTime-Team verlief ausgezeichnet. Die Universität der Künste lobt den schnellen Support und die wertvollen Verbesserungsvorschläge, die zu einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesse beigetragen haben.
„Der Kundenservice ist wirklich erstklassig. Wir haben immer Hilfe erhalten, wenn wir sie brauchten, und gleichzeitig wertvolle Tipps, wie wir unsere Arbeit weiter optimieren können.“
Empfehlung für Organisationen mit mehreren Standorten
Die Universität der Künste empfiehlt LokiTime insbesondere Organisationen mit mehreren Standorten
und einer großen Anzahl von Schlüsseln und Zutrittschips. Das System hat die Erwartungen der Universität erfüllt und die Schlüsselverwaltung so verbessert, dass sie den vielseitigen und umfangreichen Betrieb optimal unterstützt.
„LokiTime ist für uns ein wertvolles Werkzeug, das unseren Alltag erleichtert und unsere Abläufe effizienter macht. Wir empfehlen es allen, die ihre Schlüsselverwaltung vereinfachen und optimieren möchten.“
