Anmelden Case Okmetic Oy
Von Papier zur Cloud – Okmetic digitalisiert seine Schlüsselverwaltung mit LokiTime
Das finnische Halbleiterunternehmen Okmetic Oy, ein Vorreiter seiner Branche, hat seine Schlüsselverwaltung im Rahmen seiner Sicherheits- und Flächenmanagemententwicklung digitalisiert. Die Entscheidung für den Einsatz von LokiTime entstand aus dem Bedarf, die Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsausweisen zu optimieren, Personal von Routinetätigkeiten zu entlasten und es stärker im Kerngeschäft einzusetzen – sowie der Tatsache, dass sich durch den neuen Fabrikbau F2 die Anzahl der Schlüssel verdoppelte.
Die digitale Transformation brachte Klarheit und Effizienz in die Schlüsselverwaltung
Jan-Michael Mattila, Sicherheitsingenieur bei Okmetic Oy, berichtet, dass die Schlüsselübergaben vor der Umstellung vollständig manuell erfolgten.
„Früher basierte alles auf Papierformularen. Die Aktualisierung der Informationen war mühsam, und wir hatten keinen Echtzeitüberblick darüber, wo sich Schlüssel oder Zutrittskarten befanden“, beschreibt er.
Besonders herausfordernd war die Situation im Umgang mit Auftragnehmern, denen Schlüssel und Zutrittskarten ausgehändigt wurden und deren Verwaltung ständige Nachverfolgung erforderte.
„Wenn jemand einen Schlüssel nicht wie vereinbart zurückgab, fiel das oft erst lange Zeit später auf“, ergänzt Mattila.
Eine naheliegende Wahl – ein einheimisches System mit vertrauter Benutzeroberfläche
Als die Entscheidung fiel, die Schlüsselverwaltung zu digitalisieren, war LokiTime für Mattila bereits eine bekannte Lösung. Er hatte aus seinem vorherigen Arbeitsumfeld gute Erfahrungen mit dem System gesammelt, was die Wahl zusätzlich bestärkte.
„Ich wusste bereits, dass das System zuverlässig funktioniert und benutzerfreundlich ist. Zudem war für uns auch die finnische Herkunft ein wichtiges Auswahlkriterium“, erklärt Mattila.
Eine besondere Stärke von LokiTime zeigte sich in der klaren und intuitiven Benutzeroberfläche – ideal für Organisationen mit vielen Nutzern sowie Schlüsselverwaltung über mehrere Einheiten und Partner hinweg.
Auch die Einführung verlief laut Mattila außergewöhnlich reibungslos:
„Die Daten konnten problemlos in großen Mengen in das neue System übertragen werden, und die Implementierung verlief äußerst flüssig. Das Einführungsteam bot zwar Unterstützung an, aber in der Praxis lief alles so gut, dass wir diese kaum benötigten“, lobt er.
„Die Daten konnten in großen Mengen in das neue System übernommen werden, und die Einführung verlief äußerst reibungslos.“ – Jan-Michael Mattila, Sicherheitsingenieur / Okmetic Oy
Alltagsorganisation und die Rolle des Empfangs
Heute verwaltet Okmetic seine gesamte Schlüsselverwaltung sowie die Zutrittskarten für Auftragnehmer über LokiTime. Auch der Empfang nutzt das System täglich, da sämtliche Schlüssel und Zutrittskarten zentral dort ausgegeben und zurückgenommen werden.
„Praktisch der gesamte Schlüsselverkehr läuft jetzt über LokiTime. Wir sehen in Echtzeit, wer welche Schlüssel besitzt, und alle Übergaben werden automatisch dokumentiert. Das macht die Arbeit deutlich strukturierter und schneller“, beschreibt Mattila.
Das Nutzerfeedback ist durchweg positiv. Die Ausgabe und Rückgabe der Schlüssel ist einfach, und die Quittierung über das Tablet funktioniert schnell und reibungslos.
„Der Kundenservice ist jetzt moderner, und die Schlüsselverwaltung ist jederzeit aktuell. Das System erinnert außerdem automatisch an überfällige Rückgaben – das erspart uns sehr viel Aufwand“, sagt Mattila zufrieden.
Reibungslose Zusammenarbeit und Empfehlung für andere Unternehmen
Die Zusammenarbeit mit LokiTime verlief von Anfang an problemlos. Nach der Einführung funktionierte das System einwandfrei, ohne Schwierigkeiten oder zusätzlichen Supportbedarf.
„Die Nutzung läuft hervorragend, und wir hatten keinerlei Probleme mit dem System“, betont Mattila.
Basierend auf den Erfahrungen von Okmetic ist LokiTime eine ausgezeichnete Lösung für Unternehmen, in denen zahlreiche Schlüssel und Zutrittsausweise über mehrere Einheiten verteilt sind oder sich in den Händen von Mitarbeitenden und Auftragnehmern befinden.
„Ich empfehle LokiTime allen mittelständischen und großen Unternehmen, die Sicherheit und Kontrolle in ihren Schlüsselprozessen verbessern möchten“, fasst Mattila zusammen.
