Case VillageWorks

VillageWorks unterstützt seine Kunden auf dem Weg zum Erfolg

Das stark wachsende Unternehmen VillageWorks bietet flexible Büro- und Konferenzraumlösungen für Unternehmen jeder Größe, für Freiberufler und Arbeitsteams –
an neun Standorten in ganz Finnland. Kontrolliertes Wachstum erfordert immer effizientere Prozesse und die richtigen digitalen Werkzeuge. Deshalb hat sich VillageWorks bei der Schlüsselverwaltung für LokiTime entschieden.

Bei VillageWorks steht die Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt der gesamten Organisation,
denn jede Begegnung trägt zur Weiterentwicklung der Marke bei und ist Teil des Kundenerlebnisses.

„Einer unserer Werte ist Erfolg, und das zeigt sich in vielerlei Hinsicht in unserer Arbeit.
Wir möchten den Erfolg unserer Kunden feiern und sie bestmöglich unterstützen – etwa, indem wir neue Dienstleistungen anbieten. Viele dieser Angebote wären für kleinere Unternehmen allein nicht möglich, aber als Gemeinschaft können wir mehr erreichen. Wir durften Teil zahlreicher beeindruckender Erfolgsgeschichten sein. Unser Ziel ist es, das führende Unternehmen für flexible Arbeitsräume in den nordischen Ländern zu werden“, sagt Essi Hänninen, Chief Operating Officer bei VillageWorks.

„LokiTime Key Control hat die Arbeit unseres Teams effizienter gemacht und unsere Schlüsselverwaltung auf den neuesten Stand gebracht.“ -Essi Hänninen, Operations Manager / VillageWorks

Ausgangssituation

Zuvor verwaltete VillageWorks seine Schlüssel auf traditionelle Weise – mit Stift und Papier. Die Schlüsselübergabeformulare wurden handschriftlich ausgefüllt, anschließend gescannt und abgeheftet. Die Pflege der Daten war zeitaufwendig, und es gab keine einheitliche Datenbank für die Schlüsselübergaben an den verschiedenen Standorten. Besonders die Informationssuche war mühsam, da alle Unterlagen physisch an einem Ort aufbewahrt wurden.

Die Lösung

VillageWorks führte LokiTime Key Control in allen Standorten des Unternehmens ein.
Durch die Einführung der Lösung konnten die Mitarbeitenden im Kundenservice viel Arbeitszeit sparen, und es entstand ein einheitlicher Prozess für alle Schlüsselübergaben im gesamten Unternehmen.

„Für die Schlüsselübergabe gibt es jetzt einen klaren digitalen Ablauf, und alle Informationen sind jederzeit für alle zugänglich – in digitaler Form. Dank LokiTime behalten wir selbst bei starkem Wachstum den Überblick. Ohne ein zentrales System für die Schlüsselverwaltung wären wir verloren gewesen“, erklärt Saara Niemi, Community Managerin bei VillageWorks.

Die Nutzung digitaler Dienste ist zudem ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie
und unterstreicht den modernen, zukunftsorientierten Ansatz gegenüber den Kunden.
„‚Oh, das ist ja einfach!‘ – das ist die typische Reaktion unserer Nutzer“, lacht Saara.