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Digitale Schlüsselverwaltung erleichtert den Arbeitsalltag der Bibliotheken von Espoo
17 Bibliotheken, 250 Mitarbeitende und über 1.000 Schlüssel – LokiTime hat die Schlüsselverwaltung der Espoo Bibliotheken deutlich einfacher und effizienter gemacht.
Bei den städtischen Bibliotheken der finnischen Stadt Espoo hat eine Mitarbeiterin häufig mehrere Arbeitsplätze, weshalb zahlreiche Schlüssel benötigt werden. Zusätzlich werden Schlüssel für Vertretungskräfte sowie für gemeinsam genutzte Räume benötigt. Insgesamt gibt es mehr als 1.000 Schlüssel und Zutrittsausweise – alle sind im Schlüsselverwaltungssystem von LokiTime erfasst.
Klarere Prozesse und ein gemeinsames System waren notwendig
Vor der Einführung von LokiTime wurde die Schlüsselverwaltung in jeder Bibliothek unterschiedlich gehandhabt. Häufig nutzte man Papierlisten oder Tabellen, die leicht veraltet waren oder nicht konsequent gepflegt wurden. Es bestand daher Bedarf an einem einheitlichen Schlüsselregister, dessen Informationen stets aktuell bleiben.
LokiTime erwies sich als die optimale Lösung für diese Herausforderung – heute sind im System sämtliche Schlüssel erfasst, von der Küchenvorratskammer bis hin zu den Umkleideräumen.
„Die Schlüsselübergabe muss über die LokiTime-App erfolgen – so wird jede Ausgabe und Rückgabe zuverlässig im gemeinsamen System dokumentiert.“ – Anssi Sajama, Leiter der Bibliotheksdienste / Bibliotheken der Stadt Espoo
LokiTime underlättar spårning av nycklar
LokiTime erleichtert die Nachverfolgung von Schlüsseln
Die Umstellung der Schlüsselverwaltung auf ein digitales System war daher mehr als notwendig. Mit der Einführung von LokiTime haben die Bibliotheken der Stadt Espoo ihre Schlüsselverwaltung ganzheitlich unter Kontrolle gebracht und deutlich vereinfacht. Der größte Nutzen ergibt sich aus dem standortübergreifend eingesetzten System sowie aus einheitlichen Arbeitsweisen in allen Bibliotheken.
„LokiTime erleichtert die Nachverfolgung der Schlüssel und hat die Verwaltung eindeutig verbessert. Der größte Vorteil besteht darin, dass die Schlüsselübergabe zwingend über die LokiTime-App erfolgt – dadurch werden alle Abholungen und Rückgaben zuverlässig im gemeinsamen System dokumentiert“, sagt Anssi Sajama von den Bibliotheken der Stadt Espoo.
Das Schlüsselverwaltungssystem erhält viel Lob von seinen Nutzern
Von den Mitarbeitenden der Bibliotheken erhält LokiTime durchweg positives Feedback:
„Es wurde gesagt, dass LokiTime sehr einfach, übersichtlich, benutzerfreundlich und zuverlässig ist. Es gibt keinen Grund, warum die Nutzung des Systems nicht funktionieren sollte“, berichtet Sajama.
Auch mit der Zusammenarbeit mit Sowellus sind die Bibliotheken der Stadt Espoo äußerst zufrieden:
„Sowellus war in allen Belangen immer sehr hilfsbereit. Manche Dinge hätten wir sogar einfacher lösen können, wenn wir weniger eigenständig vorgegangen und einfach um Unterstützung gebeten hätten. Hilfe wurde jederzeit angeboten, und Unterstützung war immer verfügbar“, erzählt Sajama.
Sajama empfiehlt LokiTime jedem Unternehmen, das plant, seine Schlüsselverwaltung auf ein digitales System umzustellen.
Vorteile für Kunden
• Exaktes und aktuelles Register aller Schlüssel und Standorte
• Einheitlicher Prozess für die Schlüsselverwaltung
• Zeitersparnis
