Integriertes Facility Management

Digitale Schlüsselverwaltung im FM-Alltag: Transparenz und Ordnung für 1000+ Objekte

Coor ist einer der führenden Anbieter von integriertem Facility Management (IFM) in Nordeuropa. In Finnland löste das Unternehmen uneinheitliche, papierbasierte Prozesse durch ein landesweites digitales Schlüsselmanagement ab. Das Ergebnis: vollständige Echtzeittransparenz, eindeutige Verantwortlichkeiten und ein deutlich gestärktes Risikomanagement.

Papierbasierte Prozesse als Risikofaktor im Mehrstandortbetrieb

Als führendes Facility-Services-Unternehmen in den nordischen Ländern, bietet Coor Reinigungs-, Gebäudemanagement-, Empfangs- und Bürodienstleistungen für Kunden sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor an. In Finnland beschäftigt Coor über tausend Fachkräfte, und die Dienstleistungen erstrecken sich auf zahlreiche Objekte im ganzen Land.

LokiTime wurde landesweit in den finnischen Geschäftsbereichen von Coor eingeführt. In dieser Größenordnung ist das Schlüsselmanagement kein kleines Detail, sondern ein kritischer Bestandteil des täglichen Servicebetriebs und des Risikomanagements. Vor der Einführung basierte das Schlüsselmanagement jedoch weitgehend auf manuellen Prozessen, die je nach Objekt und Kostenstelle variierten. Ein einheitliches, aktuelles System war nicht im Einsatz.

Die Übergabe und Rückgabe von Schlüsseln erfolgten überwiegend mit Papierformularen, deren Aufbewahrung und Archivierung von Standort zu Standort unterschiedlich gehandhabt wurden. Informationen darüber, wer einen Schlüssel jeweils hatte oder ob er überhaupt zurückgegeben worden war, waren nicht einfach oder zuverlässig nachweisbar. Die Dokumentation von Übergaben war lückenhaft, dezentral abgelegt und im Nachhinein kaum noch auffindbar.

Besonders deutlich wurde dies bei Personalwechseln, Vertretungen und in dringenden Situationen, also genau dann, wenn aktuelle Informationen am dringendsten benötigt wurden. Die Verantwortlichkeiten für Schlüssel konnten nicht immer eindeutig zugeordnet werden, was Coor Schlüsselverlusten, Haftungsfragen und finanziellen Risiken aussetzte.

„Der zentrale Nutzen ist die aktuelle Transparenz über die Schlüssel. Standort, Inhaber und Übergabehistorie der Schlüssel lassen sich jetzt einfach und zuverlässig in einem einzigen System überprüfen.“ – Anni Toikka, Entwicklungs- und Beschaffungsdirektorin, Coor Finnland

Anforderungen an eine herstellerunabhängige FM-Lösung

Coor startete nicht mit einem fertigen Anforderungskatalog, sondern sondierte zunächst den Markt. Verschiedene Lösungen wurden anhand von Demos und Gesprächen geprüft, wonach die zum eigenen Betrieb passenden Anforderungen definiert wurden. Anschließend folgte eine Pilotphase.

Im Mittelpunkt stand eine Lösung, die sich herstellerunabhängig in einen mobilen Servicebetrieb mit vielen Objekten und Verträgen einfügt. Das System musste im Außeneinsatz einfach zu bedienen sein, eine zentrale Sicht auf Schlüssel bieten und sich für den Alltag von Gebäudemanagement- und Reinigungsdienstleistungen eignen.

LokiTime überzeugte im Vergleich durch mehrere Faktoren. Das System wurde speziell für Mehrstandortumgebungen und die Anforderungen von Serviceunternehmen entwickelt, nicht für eine einzelne Immobilie oder rund um einen bestimmten Schlüsselschrankhersteller. Die klare und intuitive Benutzeroberfläche unterstützte den Einsatz im Feld, mobile Schlüsselquittierungen mit elektronischer Signatur waren praxisnah, und das System bot zudem einen erweiterten Funktionsumfang, wie etwa die Bündelung von Schlüsseln und die Nutzung von RFID-Tags.

Hinzu kamen eine überzeugende Sicherheitsarchitektur, belastbare Referenzen und ein skalierbares Preismodell, die aus IT- und Risikomanagementsicht ausschlaggebend waren. Bei anderen Alternativen wurden entweder Schwächen in der Benutzerfreundlichkeit, gerätespezifische Abhängigkeiten oder Unklarheiten im Hinblick auf die weitere Entwicklung festgestellt.

Mit schrittweiser Einführung zum kontrollierten Wechsel

Die Einführung wurde sorgfältig geplant und phasenweise umgesetzt. Zunächst wurde die Lösung in einem begrenzten Bereich pilotiert. Dadurch konnte sie im Arbeitsalltag getestet werden, und die Betriebsmodelle konnten vor einer breiteren Einführung weiterentwickelt werden. Dieser Ansatz reduzierte Risiken und erleichterte die Umsetzung des Wandels in einer Organisation, deren Ausgangssituationen je nach Objekt unterschiedlich waren.

Die Unterstützung das LokiTime-Team war entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Coor wurde beim Erfassen der Schlüsseldaten, vom Massenimport bis zur schnellen Klärung praktischer Fragen, aktiv unterstützt.

Die Ausweitung erfolgte schrittweise, Kostenstelle für Kostenstelle und Servicebereich für Servicebereich. So konnten unterschiedliche Ausgangslagen realistisch berücksichtigt werden. Praxisnahe Schulungen und eine klare Benutzeroberfläche erleichterten insbesondere den Mitarbeitenden im Außeneinsatz die Einführung des neuen Arbeitsmodells.

Wie bei umfangreichen Einführungsprojekten üblich, erforderte auch dieses Projekt Zeit und stellenweise Anpassungen, um die neuen Abläufe zu etablieren. Dabei handelte es sich jedoch nicht um Mängel des Systems, sondern um Veränderungsmanagement, das mit der Weiterentwicklung des Schlüsselmanagements unvermeidbar verbunden ist.

Echtzeittransparenz führte zu gestärkter Betreiberverantwortung

Mit LokiTime ist die Schlüsselverwaltung bei Coor von einer gelegentlichen und situationsabhängigen Tätigkeit zu einem systematischen Prozess geworden. Standort, Inhaber und Übergabehistorie der Schlüssel können nun in Echtzeit in einem einzigen System überprüft werden. Dies hat Klärungen beschleunigt und unnötige Informationssuche in verschiedenen Quellen reduziert.

Manuelle Papierformulare gehören der Vergangenheit an. Übergaben und Rückgaben werden elektronisch im System erfasst und Quittierungen erfolgen mobil direkt im Außeneinsatz. Dies hat die Qualität der Dokumentation verbessert, das Fehlerrisiko reduziert und spart im Arbeitsalltag wertvolle Zeit.

Eine besonders bedeutende Veränderung hat sich im Bereich des Risikomanagements ergeben. Eine klare und nachvollziehbare Dokumentation unterstützt die Zuordnung von Verantwortlichkeiten in Situationen, in denen das Schicksal eines Schlüssels zuvor unklar war. Schlüsselvorfälle, die erhebliche finanzielle Kosten und Reputationsschäden nach sich ziehen, lassen sich nun besser vermeiden.

Die Rückmeldungen aus dem Feld sind positiv: Das System gilt als einfach in der Bedienung, setzt aber voraus, dass Nutzer das vereinbarte Arbeitsmodell aktiv leben. Die Zusammenarbeit mit LokiTime war durchgehend konstruktiv.

Empfehlung für Facility-Services-Unternehmen mit verteilten Standorten

Coor empfiehlt LokiTime insbesondere vergleichbaren Unternehmen im Bereich Gebäudemanagement und integriertes Facility Management, deren Tätigkeit umfangreich, mobil und auf mehrere Standorte verteilt ist. LokiTime hat sich als funktionierende Lösung erwiesen und die an das System gestellten Erwartungen erfüllt. Das Schlüsselmanagement ist heute deutlich kontrollierter, transparenter und besser dokumentiert als zuvor.

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