Sicherheit

LokiTime schafft Transparenz bei Schlüsseln und Ausrüstung im gesamten Unternehmen

Addici Security, eines der führenden Sicherheitsunternehmen Schwedens, ersetzte lokal gewachsene Abläufe in der Schlüsselverwaltung durch ein einziges digitales System. Die Einführung vor rund drei Jahren sorgte für eine einheitliche Arbeitsweise in allen fünf Regionen. Heute wird das System nicht nur für Schlüssel, sondern auch für Arbeitskleidung und sonstige Ausrüstung genutzt.

Unterschiedliche Abläufe an unterschiedlichen Standorten

Addici Security zählt zu den führenden Akteuren der schwedischen Sicherheitsbranche. Das Unternehmen bietet Bewachung, Risikomanagement und Sicherheitstechnik für Kunden vom kleinen Betrieb bis hin zu den komplexesten Anlagen des Landes und Einrichtungen der öffentlichen Hand. Mit über 800 Mitarbeitenden und Standorten in fünf Regionen Schwedens betrifft die Schlüsselverwaltung täglich eine große Zahl von Beschäftigten und eine Vielzahl von Kundenobjekten.

Vor der Einführung von LokiTime wurden Schlüsselübergaben auf ganz unterschiedliche Weise abgewickelt. Die Abläufe waren von Standort zu Standort unterschiedlich, was den Gesamtüberblick erheblich erschwerte. Informationen darüber, wo sich Schlüssel befanden und wer für sie verantwortlich war, waren verstreut an verschiedenen Stellen und in unterschiedlichen Formaten. Besonders herausfordernd war es, einheitliche Richtlinien so sicherzustellen, wie es das Qualitätsmanagementsystem verlangte.

Ziel waren Einheitlichkeit und lückenlose Nachvollziehbarkeit in der Schlüsselverwaltung

Hinter der Entscheidung für eine digitale Lösung stand der klare Bedarf, die Schlüsselverwaltung im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen. Addici Security wollte Abläufe, die unabhängig vom jeweiligen Standort gleich funktionieren. Zugleich sollten Qualität und Verfügbarkeit der Historie verbessert werden, damit Übergaben und Rückgaben im Nachhinein nachvollziehbar bleiben. Aus Sicht des Qualitätsmanagements war ein einheitlicher und dokumentierter Prozess die Voraussetzung dafür, den Betrieb tatsächlich steuern und weiterentwickeln zu können.

Ausschlaggebend für die Wahl von LokiTime war in hohem Maße, dass sich das System nicht nur für Schlüssel, sondern auch für andere Ausrüstung eignet. Addici Security sah die Möglichkeit, die Anwendung über einen einzelnen Einsatzbereich hinaus auszuweiten, was die Investition umfassender machte. Die Lösung deckte somit nicht allein den damaligen Bedarf ab, sondern ließ auch Raum für eine Weiterentwicklung der Nutzung. Diese Flexibilität unterschied LokiTime von den übrigen Alternativen.

„Früher hatte jeder Standort seine eigenen Abläufe. Heute funktioniert die Verwaltung im ganzen Land auf die gleiche Weise.“ — Peter Hellsing, Operativer Leiter / Addici Security

Eine reibungslose Implementierung der digitalen Lösung

Die Einführung erfolgte 2023 und verlief nach Einschätzung von Addici Security unkompliziert. Der Anbieter leistete während des gesamten Projekts gute Unterstützung, was den Übergang zur neuen Arbeitsweise erleichterte. Die Einarbeitung in das neue System erforderte weder umfangreiche Schulungen noch lange Vorbereitungen. Das war in einer Organisation mit vielen Nutzenden, deren Arbeit überwiegend im Außendienst stattfindet, von erheblicher Bedeutung.

Die Einfachheit zeigte sich auch daran, wie das System bei den Anwendern aufgenommen wurde. Die Erfahrungen waren durchweg positiv, und das System gilt als äußerst benutzerfreundlich. Wird eine Lösung intuitiv verstanden, wird sie auch konsequent genutzt. Gerade in der Schlüsselverwaltung ist das entscheidend, denn der Nutzen eines Systems entsteht erst durch konsequente Anwendung.

Erweiterung von Schlüsselverwaltung auf Arbeitskleidung und Ausrüstung

Im Verlauf der Zusammenarbeit ist LokiTime zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags bei Addici Security geworden, sowohl für Schlüssel als auch für sonstige Ausrüstung. Das System dient unter anderem der Nachverfolgung von Arbeitskleidung und Arbeitsgeräten, sodass an einer zentralen Stelle ersichtlich ist, welcher Mitarbeitende was ausgeliehen hat. Die Ausweitung über den ursprünglichen Zweck hinaus ergab sich ganz natürlich, gerade weil das System mit Blick auf diese Möglichkeit ausgewählt worden war. Damit wurde für die Ausrüstungsverwaltung dieselbe Nachvollziehbarkeit erreicht, die bei den Schlüsseln das primäre Ziel gewesen war.

Die konkretesten Vorteile zeigen sich im Kundenservice und in der Einheitlichkeit der Abläufe. Eine klare Historie und digitale Übergabeprotokolle bedeuten, dass Kundenanfragen zum Verbleib von Schlüsseln schnell und zuverlässig beantwortet werden können. Die Verwaltung funktioniert nun in allen fünf Regionen identisch, was sowohl die Führungsarbeit als auch die Qualitätssicherung erleichtert. Aus lokalen Einzellösungen ist ein professioneller und dokumentierter Prozess geworden.

Eine tragfähige Lösung für alle, die Schlüssel und Ausrüstung verwalten

LokiTime hat die Erwartungen von Addici Security erfüllt. Das System bietet die Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit, die mit der Investition angestrebt wurden, und die Rückmeldungen der Nutzenden fielen im gesamten Unternehmen positiv aus. Auch die Zusammenarbeit mit LokiTime verlief sowohl während der Einführung als auch danach reibungslos. Drei Jahre Erfahrung zeigen, dass sich die Lösung einfach einführen und auch langfristig unkompliziert nutzen lässt.

Addici Security empfiehlt LokiTime allen Organisationen, die Schlüssel und Ausrüstung verwalten. Besonders gut eignet sich die Lösung für Unternehmen mit Aktivitäten an mehreren Standorten und dem Bedarf, Abläufe zu vereinheitlichen. Wird dasselbe System sowohl für die Schlüsselverwaltung als auch für die Nachverfolgung von Ausrüstung eingesetzt, vervielfacht sich der Nutzen. Die Erfahrung von Addici Security zeigt: Digitale Schlüsselverwaltung bedeutet nicht nur, Schlüssel nachzuverfolgen, sondern ist ein Instrument, um den gesamten Betrieb konsistenter zu gestalten.